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好的时间管理,决定了你的人生高度

更新时间:2018-05-17 浏览量:250

  我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。完成一件事情,可以有许多方法,关键在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?时间管理发展得很快,第一代是建立备忘录;第二代就需要事先的计划和准备;第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代,就是分工合作的授权管理。以下简单介绍结果时间管理的方法。
 
好的时间管理,决定了你的人生高度
好的时间管理,决定了你的人生高度 图
 
时间管理01:计划管理
 
  关于计划,有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
 
  待办单:将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废,尽可能做到,今日事今日毕。
 
  待办单主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
 
  待办单的使用注意:每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项,每天坚持。
 
  每年年末作出下一年度工作规划;每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划。
 
时间管理02:GTD
 
  GTD是Getting Things Done(完成每一件事)的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》。GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
 
  收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。
 
  整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾分类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即完成它,如果不行对下一步行动进行组织。
 
  组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。
 
  等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。
 
  GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。
 
  回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
 
  执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。
 
举个例子:
 
  教授在桌子上放了一个玻璃罐子,然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生:“你们说这个罐子是不是满的?”,“是。”所有的学生异口同声地回答。
 
  教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子,把它们从罐口倒下去,摇一摇,问:“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答,一位学生怯生生地细声回答:“也许没满。”
 
  教授不语,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢倒进罐子里,然后又问学生:“现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的,教授又从桌子底下拿出一大瓶水,缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。
 
  一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西,但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子,也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情,其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样,先进行时间级别分类,如根据大学生的日常安排,按照“事分轻重缓急”进行组合,确定先后顺序,做到不遗不漏。如:
 
  A级别:时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是:很多人惧怕A级别的事情,觉得太复杂,要耗费太多的精力,同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。
 
  B级别:很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差,但又非做不可,容易在不急的心理中被人遗忘,在最后关键时刻演变成A级别事件,如两周前老师布置的期中检查作业。
 
  C级别:时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情,如取快件,可以请同学顺便去取。
 
  D级别:时间上不紧迫也不是很重要的事情,有些可以请别人做;有的可以降低标准;有的必须要做则放在零碎时间中进行完成;有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃,如毫无意义的闲逛。
 
时间管理03:时间“四象限”法
 
  在有限的时间和资源下实现目标最大化,是高效管理者工作的重要原则。时间是实现目标的重要因素之一,为了对高效管理者的时间进行更好地管理,我们引入帕累托原则。
 
  帕累托原则又称做重要的少数、微不足道的多数,或80对20定律、犹太法则等,是19世纪末和20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的,最初是用于经济领域中的决策。 这一原则是说在任何一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小部分,因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源,更注重对它的管理。
 
  在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作列出优先次序,把最应优先完成的作为工作中的重中之重,各花上一段时间集中精力把它们完成。只有这样,那些看起来可能是无法一一完成的工作才能通过我们所完成的那几件重要工作而得到解决,获得最大的收益。
 
好的时间管理,决定了你的人生高度
好的时间管理,决定了你的人生高度 图
 
  著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
 
  既紧急又重要(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
 
  重要但不紧急(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等)
 
  紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等)
 
  既不紧急也不重要(如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等)
 
  时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。
 
  在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。
 
  因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间管理才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。
 
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